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制度有效性审核

发布时间:2017-05-06      作者:王泽

曾几何时,所谓“符合性”审核,我哂之为“小学生做作业”。文件咋写就咋审,只要是不傻不乜,这样的审核拨拉个脑袋就会。如果企业文件写错了,审核员却还要依着文件去审核,就会误导企业将错就错。这不但不会为企业提供什么增值服务,反而导致企业在错误的路上越走越远,降低管理效率和工作质量,加大管理成本。

从今年启动的几个项目来看,在接受我们“以标准化为基础构筑体系”的咨询思想和技术路线之后,企业开始越来越关注具体制度的合规性和有效性。中石化某企业提出流程优化的要求,中石油某企业提出制度体系完善的要求,随后又有客户提出以制度审核为重点的体系审核等等。由此,我们的咨询、审核业务要向精细化方向推进,要以具体制度为切入,开展咨询和审核工作。

制度审核包括制度质量和制度落实两个方面的审核。

一、制度质量审核

制度质量包括合规性、有效性。合规性审核是评价制度是否满足国家、行业相关法律法规及上级要求;有效性审核最低要评价制度是否可操作,而更高的要求是评价流程是否优化。主要涉及以下几项内容:

1. “目的”是否明确

制度管理业务活动,制度中的“目的”是指该制度所辖业务活动要达到的目标,也就是ISO9001所说的“过程目标”。这个“目的”是制度管理的定位,应该表述清晰、准确。不能把它当作“套话”一带而过。实际上企业对“目的”描述往往比较虚,如“为了进一步提高……”“为了加强……”,起不到制度“定位”的作用,也使得制度质量判定缺乏主要依据。不管制度“目的”表述是否清晰,审核员心里要清楚“这个制度的落实到底要达到什么目的”?如《设备管理制度》的“目的”应该是“为确保设备配置适宜,并稳定运行,……特制订本规定”,在接下来的制度审核中就要评价,一是制度本身能否保证实现目标?二是制度落实是否实现预期效果。

2. 制度是否合规

“依据……,特制定本规定”,制度中的这句话表明了制度的合规性。一是要核查所依据的法律法规、上级要求是否为现行有效?二是追查法律法规、上级要求在制度中是否得到落实?制度合规是企业生产经营合规的基础,制度不合规是最大的风险。

3. 职责划分是否清晰

职责划分包括横向和纵向。横向是指主管部门、相关部门职责是否明确?纵向是指机关与所属二级单位,甚至基层单位管理界面是否清晰?各部门职责由人事主管部门牵头组织编制,但往往由于没有及时修订,可能会与实际不符。审核员应与各部门负责人结合实际管理业务,对照部门职责进行梳理,提出职责修订意见。

4. 流程是否顺畅

这是制度的核心内容,也是审核的关键环节。审核员要会熟练绘制流程图,掌握WBS分析法,明确流程起点和终点,快速判定是否存在“断头流程”或重复交叉流程。这里要求审核员要具有一定的管理思想和经验。理顺流程是基础,流程优化是增值。通过审核能够帮助企业简化和优化流程,降低管理成本,提高管理效率、效果,这是“有效性”审核的终极目标和落脚点。

5. 附件是否适宜

这部分内容往往被审核员所忽略。而恰恰是这些附件,由于设计不适宜而导致制度执行人员重复、形式化地填写记录表单。要关注记录表单是否可以取消、借用或者合并?在满足有效性和效率前提下,记录表单是否实现减量化和简单化。

二、制度实施及效果

ISO9000:2015关于“有效性”的定义是:完成策划的活动并得到策划结果的程度。制度的有效性一是要查证各级管理部门、基层单位是否按制度规定执行,二是要评价制度贯彻落实是否取得预期效果。

1. 制度实施

不同于传统的“按部门审核”方式,制度实施审核首先要对制度进行拆解。按职责划分,分别编制主管部门、相关部门、基层单位检查表,并做好具体抽样计划。需要注意的是,一定要按统一的抽样计划分别在主管部门、相关部门、基层单位进行查证,这样才能够发现部门与部门之间、部门与基层单位之间是否存“流程壁垒”,接口环节是否顺畅。“流程壁垒”、接口往往是企业管理的薄弱环节。分别对主管部门、相关部门、基层单位取证后,再按制度流程将这些分散的证据进行“编辑”,对照制度规定评价企业制度执行力。这就像拍电影一样,电影剧本按故事发展情节编写,但不一定按剧本故事发展顺序去拍摄,这要看演员的档期、拍摄时的季节、地点。往往会在一个拍摄地点把与此有关的镜头都拍摄完,或者把与某个大腕有关的镜头都拍摄完,然后在后期制作时再按剧本进行剪辑。

2. 制度效果

最近参加某园区的一个“标准化有效性评价标准”的评审会,大有裨益。以往我们往往侧重于制度编写完成后,通过制度评审来确保制度质量,而忽视了制度的有效性评价。制度的有效性最终应该落实在是否实现预期的效果。因此审核不能止步于“制度实施”,这往往是我们习惯性审核思路和方式。要在“制度实施”审核后再进一步,评价制度实施效果,也就是制度的有效性,即评价这个制度的贯彻落实是否能够确保实现“目的”。

需要提醒审核员注意的是,“管得好”一定首先是策划得好,然后是实施得好,最后是效果好。不能简单地被现场“做得好”所蒙蔽,以“做得好”作为“管得好”的证据。现场“做得好”可能是缘于某个部门、单位负责人或员工个人职业素质较高所致,并不能够证明企业这项业务管理得好。但是现场是否做得好,可以反证制度是否策划得好、实施得好。

制度审核是一门技术,刚开始需要做一些“小和尚念经”的工作,按部就班画流程图,进行WBS分析。经过一段时间或几个项目的锻炼,就会融会贯通,熟练于心。

回顾一下ISO9000:2015标准中“循证决策”质量管理原则,“决策是一个复杂的过程,并且总是包含着某些不确定性。它经常涉及多种类型和来源的输入及其理解,而这些理解可能是主观的。重要的是理解因果关系和潜在的非预期后果。对事实、证据和数据的分析可导致决策更加客观、可信。”制度审核又何尝不是一个“决策”过程?审核员不断地识别制度中的“不确定性”,不断地质疑,然后去查证、分析、释疑,最终把我们所主观理解的制度中存在的一个个“不确定性”,通过现场审核把它变成客观的、“确定”的,由此得出审核发现,要么“符合”,要么“不符合”。

一次成功的制度审核,从制度策划到实施,再到效果,通过与受审核方的沟通和探讨,达成共识。在帮助受审核方完善制度的同时,也帮助其理清了职责,优化了流程,这是确保体系与业务融合的有效途径,也是审核增值的有效方法。对于审核员和企业双方来讲,都会是一种享受。




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《2015年第九期》