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文件是承载企业各类管理要求的最重要的载体之一,但是出于各业务主管部门在不同阶段各自的需要,企业往往同时存在着多种管理体系文件,如QHSE管理体系、内控体系、规章制度体系、公文系统、应急体系等。

对企业而言各种体系文件虽然对相应的管理过程起到了规范作用,但越来越多、越来越复杂的各类管理文件,不仅查询阅读学习非常困难,日常管理确保其适用性和有效性对管理部门而言也具有很大的工作量。


企业文件管理面对的常见问题

1.多套管理体系文件同时并存,导致“两层皮”的现象普遍存在。体系文件整合困难。

出于各业务主管部门在不同阶段各自的需要,企业往往同时存在着多种管理体系文件,如QHSE管理体系(有时还分成质量体系和HSE体系)、内控体系、规章制度体系、公文系统、应急体系等。而各类文件的管理部门缺少统一的规划和策划、方法不统一,难以避免的存在重复、矛盾、交叉、新旧文件沉积等问题,既造成了管理的复杂也让各级执行部门产生混乱,管理文件的严肃性和执行部门的重视程度不断降低,使得管理效率、效果的下降。

2.文件存在形式陈旧,检索查询阅读很困难,对文件的学习掌握情况较差

目前企业文件通常以以两种形式存在,一是汇集成册的的纸质文件;另外文件以word或PDF文档的形式上载到企业的OA系统,可以查阅下载。纸质文件较为庞大不便于携带和保存,同时翻阅也比较麻烦。而OA系统上的文件则需要先进行下载然后用办公软件打开或者打印后再阅读,也很不方便。

如果希望在整个文件系统中精确查找针对某一特定主题,甚至是关键词,所涉及的管理要求,需要花费很长的时间,并且很可能还不全面。

3.文件修订与换版程序繁杂,文件的废止与重新印发消耗较大的人财物资源

企业在不同发展阶段,各项组织机构、人员、工艺、设备各方面不断在变化,文件也相应的需要经常做出调整。按照过去的方式需要把现有纸质文件报废收回,在重新印制新的文件下发。在管理体系审核过程中,非常容易发生由于文件制修订程序执行偏差或文件发放与版本受控错误被认证机构开具不符合项。另外每次文件重新印制下发都需要很高的费用,旧文件也难以回收处理,会产生较大的浪费。

4.其他面对的问题

文件的信息安全难以控制;文件数量很大,针对某一具体部门难以有效掌握在全部文件中针对本部门的具体职责,以及所需要形成的运行记录,等


中标联综合管理体系文件信息化平台

中标联基于流程为主线、职责为基础,管理对标为辅助的基本思想,创建了企业综合管理体系文件应用平台,从解决了企业在管理体系建设与文件管理过程中面对的上述问题,特别是为多管理体系文件整合提供了最佳解决方案。

1.      实现了在一个共享平台之下,多体系整合文件系统的多种展示方式并存,可灵活的按照业务流程、主控部门、文件类型、QHSE管理体系标准要素等多种文件分类方式的灵活转换

2.      实现了企业日常管理文件与ISO9001、ISO14001、GB/T28001、Q/SY1002.1、Q/SHS 0001.1 、AQ3013等各类管理体系条款标准要求的对应转换。企业无需再为了迎接各类外部审核而独立形成各种体系文件汇编,可由系统自动完成标准对标,方便的识别原有业务文件中哪些文件是与所接受审核的体系标准相关条款相对应。

3.      可直接查找文件名称包含或内容包含某主题的文件;或者由某领导审批过的所有文件;或者包含某术语的所有文件等。

4.      掌握文件被各部门和岗位阅读学习的情况。可以定期分析输出所有文件被各部门阅读和查询的数据分析报告,如哪些文件经常被大家所检索查询,哪些文件少有人问津。这些信息对于管理者推动文件要求的落地将会很有帮助。


   

5.      通过工作流技术实现文件制修订流程的在线运行,可以有效控制文件制修订过程的评审与审批程序,并随时追溯文件制修订历史,以及其修订原因和内容,增强了文件的权威性和有效性。



6. 通过分级授权、信息加密技术,安全浏览器技术有效控制企业管理文件的信息安全。可以按照公司

文件的要度和保密性可进行分级授权,可以对不同的登录账号授权,也可针对单独的某些文件授权。

系统限制非法下载打印;如内部需要学习下载打印的文件,系统可自动增加带由公司标志的水印。


1、中国石油管道公司综合管理体系文件平台

项目特色:

²  QHSE体系、内控体系、制度体系等多体系文件整合并动态转换

²  ISO9001、ISO14001、GB/T28001和Q/SY1002.1标准自动对标

²  全部体系文件可自动按照职责转换到主控部门和岗位

²  公司、分公司、基层单位文件一贯到底

²  文件平台可与OA系统进行数据有效衔接

²  对文件制修订过程在线动态管理

²  对外来文件动态管理

项目概况:

该公司隶属于中国石油天然气股份有限公司,下辖15个输油(气)分公司和工程项目经理部、1个科技中心,所属单位分布在全国17个省、自治区、直辖市。

   根据中石油集团公司的要求,该公司质量安全环保部门依据ISO9001、ISO14001和GB/T28001以及Q/SY1002.1(中石油HSE体系企业标准)标准组织制定了QHSE管理体系文件;内控部门组织编制了内控体系相应的文件;企管法规部门组织编制的规章制度体系文件。该公司还先后开展了强三基、安全评级、精细化管理、完整性管理等专项工作,也形成了大量的管理文件。 另外该公司各二级单位也分别独立编制了QHSE体系文件、内控、规章制度体系文件,各单位管理文件的粗细程度、方法内容不尽统一,导致管理水平参差不齐,总体结构不满足扁平化、精细化管理的需求。

   中标联协助该公司对各体系所形成的管理文件进行系统的梳理整合,最终形成整合后的管理文件还有600多个,加上各种记录表单,如果还是采用传统的纸质文件的管理方式,文件无论是检索查询还是制修订管理都会非常困难,因此提出了应用信息技术建立体系文件管理平台的需求。


中标联解决方案

1.     应用多维导航技术,能够在企业的核心业务流程的基础上实现以QHSE体系、制度体系、内控体系等多视角对文件进行审视,并在不同文件分类方式之间进行动态转换 。

2.     实现了企业日常管理文件与ISO9001、ISO14001、GB/T28001、 Q/SY1002.1等管理体系条款标准要求的对应转换。这样一方面便于自身检查完善体系文件,又便于迎接各级体系审核包括上级公司体系检查,可以极大地减少各部门在迎接各类审核检查时的工作量。

3.     为便于各部门和岗位对体系文件的学习,一方面应用组合查询和全文检索技术对文件管理主题和关键要求的瞬时查阅;另一方面应用文件结构化拆解技术可便捷的实现针对某一部门在全部文件中的管理职责和需要形成的运行记录进行一键统计分析和输出。

4.     为了推动体系文件要求的落地,应用在线统计分析技术,可让各级管理者随时统计所有文件被阅读、使用和查询的情况

5.     通过工作流技术实现了文件制修订流程的在线运行,可以有效控制文件制修订过程的评审与审批程序,并随时追溯文件制修订历史


2、神华宁煤煤碳化学工业公司综合管理体息文件平台

项目特色:

²  系统同时支持管理标准、技术标准和工作标准三大标准体系的运行

²  可实现ISO9001质量体系、ISO14001环境体系、GB/T28001职业健康安全管理体系、AQ3013危化品生产企业安全标准化、神华集团风险预控体系(本安体系)体系文件的整合和动态对标

²  支持公司和分厂两级文件运行,在线实现所有标准的制修订和审批

项目概况:

是神华集团和宁煤集团共同组建的合资公司,项目预计建成煤炭间接液化项目规模达到1000万吨/年, 二甲醚达到120万吨/年,煤基烯烃达到122万吨/年。

我们协助该公司建立了国内首个以整体标准化建设(管理标准、技术标准和工作标准)为构架,同时全面涵盖了涵盖QHSE管理体系、制度体系、内控体系等在内的企业综合管理体系。为了有效促进综合管理体系的建设和运行,我们协助该公司建立了综合管理体系文件平台。


中标联解决方案

1.     针对各部门职能,按照煤化工企业的核心业务流程梳理管理标准,建立管理标准导航;

2.     在ISO9001、ISO14001和GB/T28001等通用管理标准的基础上,融合了危害品生产企业安全标准化、神华集团风险预控( 本安体系) 标准的要求,实现了多管理体系的整合;

3.     按照企业自定标准和采标标准两大模块,分部门、分专业建立了技术标准体系管理平台;

4.     按照部门和岗位建立工作标准平台,工作标准和管理标准以及技术标准形成了动态关联;

5.     通过在线申报、评审和审批系统实现了所有文件和标准制修订过程的在线管理,并有效管控了标准制定、发布和改进;

6.     针对公司和分厂两级管理,设计了二级单位文件管理子平台。


3、大唐集团所属某煤化工企业管理体系文件平台

项目特色:

²  QHSE体系、制度体系、企业标准等多体系文件整合并动态转换

²  全部体系文件可自动按照职责转换到主控部门和岗位

²  ISO9001、ISO14001、GB/T28001质量健康安全环境体系标准对标

²  AQ3013危化品生产企业安全标准化标准对标

²  对运行记录进行信息化管理

项目概况:

该项目是一个大型煤气化生产甲醇,并进一步加工烯烃产品的化工项目,是世界上MTP(甲醇制丙烯)技术首例大型工业化应用项目,也是国家煤化工产业政策中确定的煤基烯烃示范化项目。

该公司按照ISO9001:2008、ISO14001:2004和GB/T28001:2001、Q/SY1002.1-2007、AQ3013-2008 危险化学品从业单位安全标准化通用规范等要求建立了QHSE管理体系文件,包括质量管理手册、HSE管理手册、程序文件31个,管理制度276个、记录表单约600多个、岗位说明书535个。为提高管理效率,该公司提出运用信息技术建设体系文件管理平台对体系文件进行现代化科学管理和利用。


中标联解决方案:

1.     中标联协助该单位对煤化工企业在基建期、试车调试期和生产期不同阶段的关键业务流程进行了梳理,对关键业务流程补充完善了控制文件,同时应用多维导航技术,将业务流程对应各部门职责进行动态转换。

2.     考虑到该单位属于危害品生产制造企业,在按照ISO9001、ISO14001、GB/T28001标准建立QHSE管理体系的基础上还需要通过AQ3013危害品生产企业安全标准化验收评价,中标联采用系统内在管理对标的技术手段,实现了各关键业务流程控制文件与上述管理标准条款标准要求的对应转换,而无需为了应接外部审核,再独立形成各种体系文件汇编。这样一方面便于自身检查完善体系文件,又便于迎接各级体系审核,极大地减少各部门在迎接各类审核检查时的工作量。

3.     为便于各部门和岗位对体系文件的学习,一方面应用组合查询和全文检索技术对文件管理主题和关键要求的瞬时查阅;另一方面应用文件结构化拆解技术可便捷的实现针对某一部门在全部文件中的管理职责和需要形成的运行记录进行一键统计分析和输出。

4.     为了推动体系文件要求的落地,应用在线统计分析技术,可让各级管理者随时统计所有文件被阅读、使用和查询的情况

5.     为了能准确及时了解关键体系文件的执行情况,建立了电子记录在线管理数据库,管理者能够通过在线随时调阅相关执行记录检查文件要求是否已正确执行。